El Programa de Comunicación Interna
No hay recetas mágicas. Poner en marcha un Programa de Comunicación Interna depende de cada organización. Sin embargo, si tuvieramos que simplificar, podríamos definir un programa de trabajo basado en cuatro grandes fases que, en general, coinciden con las fases del lanzamiento de cualquier producto: Creación. Presentación, Implantación y Validación.
A lo largo de esta nota se detalla cada una de las fases para hacer del Programa de Comunicación Interna, ante todo, es una herramienta de gestión, y, muy especialmente, una herramienta permanente de gestión del cambio. Como herramienta de gestión, un Programa de Comunicación Interna ayuda en los siguientes aspectos organizativos:
Primero. Desarrollar y comunicar internamente el nuevo (o modificado) posicionamiento estratégico. Una vez definida por cada organización su visión estratégica, colaboramos en su comunicación interna a toda la organización ¿Cuál es el concepto de empresa que se quiere transmitir? ¿Cuáles los principales mensajes que deben impregnar la organización?...
Segundo. Colaborar en la implementación de la nueva organización. Un nuevo (o modificado) posicionamiento estratégico siempre provoca modificaciones organizativas. La comunicación de los objetivos, razones y consecuencias de la nueva organización es necesaria para su éxito.
Tercero. Unificar la comunicación externa y la interna. Normalmente el nuevo posicionamiento estratégico se transmite externamente (clientes finales. proveedores medios de prensa y opinión pública en general) sin escatimar esfuerzos. No transmitir internamente el nuevo posicionamiento supone arriesgarse a su fracaso, porque al final son las personas de las organizaciones las que, para bien o para mal, se convierten en los mejores (o peores) prescriptores de su propia empresa.
Cuarto. Servir de base para la implantación de Programas de Calidad, favoreciendo la integración y participación de las personas en la organización. Cuando una organización pone en marcha un programa de Calidad Total es difícil alcanzar los niveles participación e involucración que éste exige, si la organización no genera previamente un mínimo de información y comunicación. En el gráfico 1, la zona rayada es de la que se ocupa un Programa de Comunicación Interna, creando una red de relaciones internas que favorecen el flujo de información y comunicación en la organización.
Quinto. Dar a conocer la empresa a quienes trabajan en ella. Las grandes organizaciones de hoy son los grandes desconocidos para quienes trabajan en ellas. Fusiones, adquisiciones, grupos industriales, filiales y empresas matrices, son entramados muy complicados que hacen que, para nuestros empleados su organización sea un gran interrogante. Y, difícilmente podremos involucrarnos y participar en algo si aún no sabemos qué es, aunque se trate de nuestro propio proyecto de futuro.
A lo largo de esta nota se describen los pasos que hay que poner en marcha para implantar un Programa de Comunicacion Interna, que se desarrolla en cuatro fases:
FASE 1: CREACIÓN: Persigue definir los mensajes que posteriormente van a comunicarse a toda la organización y crear las estructuras organizativas necesarias para poner en marcha el PCI
FASE 2: PRESENTACIÓN Y BÚSQUEDA DE IMPLICACIÓN. Tiene por objeto dar a conocer públicamente los mensajes corporativos decididos, a través de reuniones por niveles organizativos y de la distribución de los documentos previamente realizados.
FASE 3: IMPLANTACIÓN. Con el objeto de integrar a la organización bajo unos mensajes generales, la Dirección debe contar con unos canales o medios establecidos para informar sistemáticamente a la organización. En esta fase el objetivo es crear los canales, o adaptar los canales existentes, a través de los cuales, justo después de concluida la fase de presentación, comiencen a distribuirse las noticias y mensajes decididos
FASE 4: VALIDACIÓN. Después de un periodo de tiempo en que se han puesto en marcha las acciones de Comunicación Interna deben evaluarse los resultados bien para confirmarlos, bien para introducir mejoras.
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